浅析工作中寻找方法解决问题的重要性(下)-捕鱼网

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浅析工作中寻找方法解决问题的重要性(下)
管理论坛      南发 陈有志

       3、给每个货柜贴上简易“身份证”,预防装错。每年旺季期间,有时一个星期要安排10多个至30多个货柜,客户不同、目的港口岸不同、柜型不同,如何确保准确性,是至关重要的一个问题,因此要求船务同事在货柜车到工厂后,需第一时间到达装柜现场,找货柜车司机拿排载单核对s/o号码、目的港口岸、柜型、etd等信息,然后打开柜门,在柜门左边内贴上船务写的“客户 口岸 箱数”内容,比如“gap客户ndc口岸,共2560箱”这样的内容,以及提供一份每个货柜的信息资料,当面跟装车部管理员讲明确认清楚。

       通过以上3点方法,可以确保装柜和散货的准确性、清晰性和完整性,目的就是做到不错不漏。

       第三、注重文件、邮件、口语通知、书面通知准确及时的方法。

       语言沟通包括口语的表达和书面方式的表达,日常工作中,我们很注重书面文件内容的通知要言简意赅,表达清晰准确,无论是给内部公司的文件通知,还是给外部公司都要如此。

       南发船务,作为一个南发系统公司的一个公共性质的部门,直面负责5家公司的走货和文件完成的船务工作,除了要跟踪做好这些工厂内部文件的完成,亦要和众多的物流公司配合好工作,因此特别需要讲究一些方法。

       1、仅lf客户就有16家物流公司,gant客户就各有14家物流公司,我们船务同事既要提前做好订舱(booking)给对应的物流公司,又要跟踪好进仓单的发放时间,至少于货物截仓前3-5天,提供进仓单给各个公司,对于每个客户、每个目的港的出货要求,我们都要清晰细致地通知工厂按照客户要求做好。比如8月20日要装一个napa货柜,客人提出装柜完要加系一张安全网,目的是使货物一到国外目的港后,客人收货后安排卸货时,一打开柜门,货物不至于掉下来砸到卸货工人。南德同事不知要买哪种网,我们通知其大致规格,阐明牢固、安全即可。

       2、通知运输公司拉货柜到工厂装柜,以及送货到物流仓要清晰时间和地点,并且以书面形式列明装柜具体时间和地点、柜型、提单号、目的港等信息,以邮件发送通知运输公司准时安排货柜到工厂装柜,避免运输安排错柜到错的工厂,这样的通知方式非常有效。

       3、讲究特殊情况灵活处理的必要性。上个月有一周,南发系统有33个货柜要出口,其中2个45’hq柜当天要装柜,厦门码头但却没有及时可提取的柜源,为了能使我司顺利装柜,我们除了追厦门apl物流公司催促船东提供货柜,另外一方面,我也电话直接追厦门码头堆场,请他们在修理好有缺陷的货柜后,先放柜给我司指定的运输公司(运输公司的车当天一早便在码头等提柜),使得当天货柜能够提到,到工厂装柜好后顺利入厦门码头。 

       第四,分工明确、协同合作。团队的分工明确,是为了工作的有效性、积极性、责任性的发挥,但当新的较多工作任务出现时,提前分析工作量,部署好团队发挥合作就显得尤为必要。

       1、比如今年南发系统所接的gant客户,从去年的10万件左右提升到今年的68万多件,该客户的走货系统输入步骤繁琐细致,加之该系统有些过时,所以导致船务同事输入的时间耗时较多。订单量的骤增,系统的繁琐,客人方面不可能主动更换系统,那么只有改变我们的思维,此情况下,唯有发挥团队抱团合作的优势,安排4位同事兼做该客户的系统资料输入。 

       2、今年3月份开始,柬埔寨卓联工厂的单量开始增多,柬埔寨同事原先自行完成的工厂装箱单和系统输入资料变得无法及时完成,这个时候,我们应那边同事的请求,主动一揽子把那边的这2项基本工作内容,移加到金淘南发船务同事完成,一方面使得柬埔寨工作能够及时开展,也节省了多雇员的费用。

       总之,工作中难免会遇到新的问题和突发情况,但我们相信,大局面前,我们应站在高度看问题,未雨绸缪,采取合适的方法和措施,提前把问题解决好,树立有责任心员工的风范。