提高工作效率的六种方法(上)-捕鱼网

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提高工作效率的六种方法(上)
管理论坛      太和南源 李孟平

     现代职场竞争激烈,高效地工作和事半功倍的工作结果成为更多职场人的追求,工作效率也成为体现个人能力的关键指标。

       如何有效管理时间,提高工作效率,相信很多人都有一些自己的方法。在太和南源工作的几年里,经过不断总结和优化做事思路,现在的我对日常工作内容逐渐驾轻就熟,工作效率较之前也有大幅提高,我将这些方法总结为以下六点。

     1.做任务跟踪列表。

       以资料管理为例,我做的客户资料有一半是由别的部门提供,比如qa办、辅料卡等实物资料,均需要营业寄出给我。这些资料营业往往无法一次性全部提供,而是随着生产阶段的推进而陆续寄出。举例来说,一份辅料卡包含主唛、洗水唛、美国单价钱牌、日本单价钱牌等等多达十几种辅料,而不同种类的辅料收到时间均可能不同,给记录、归档、查缺补漏增加不少工作量。对于这些资料我会建立一个资料跟踪表格,针对未收到的资料,以日历的形式标注最迟应收到日期,从而提醒自己及时跟进。这样既省去了经常对资料查缺补漏的时间,又避免了错过追复资料的时机,影响后续的验货工作。任务跟踪管理不仅方便自己记录归档,也让其他相关同事能够快速了解事情进展及物料准备,提高了需要信息共享和协调配合的工作效率。

  2.下班前写下第二天的工作内容,整理工作思路。

       由于今年工厂订单较多,工作量十分繁重,即便每天像陀螺一样不停转,却似乎总有做不完的事情。有时候光想到第二天有那么多的工作任务,便会感觉压力极大,焦虑不已,甚至不自觉地拖延工作进度。而如果我在一天结束之前,花十分钟考虑、记下第二天的待做事项,心理状态便从混乱焦躁转变为梳理、计划的冷静心态。做计划让我们重新获得对事情的控制感,可以极大地缓解焦虑;而且在接下来的时间里,即便我们已经不再关注计划内容,但大脑潜意识却已经开始默默计划如何开展各项工作,理顺工作思路,帮助我们从容迎接第二天的工作。

  3.要事第一:对工作进行优先级排序。

       《高效能人士的7个习惯》是学习自我管理的圣经,史蒂芬·柯维在这本书中提出了要事第一的法则。按照重要、紧急两个维度,我们可以把所有的事情分成4类,针对不同类别的事情分配相匹配的精力(如下图)。

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  日常工作应关注重要任务,对于不重要的工作则尽量避免。尽快处理紧急重要的事情,然后将剩下的时间留给重要但不那么急迫的事,专注地学习、创造、产出。如果无余力处理紧急但不太重要的事情,可以寻找替代办法,比如交待给其他人去做,或者另排计划。每个人可付出的时间和精力都是固定的,舍本逐末或者顾此失彼都不是掌控的体现。

       做不到要事优先的员工往往花65-80%的时间和精力放在紧急但并不重要的事情上,每天应付各种突发事件,焦头烂额,而对真正重要的事情却不停拖延推诿,以致于逐渐丢弃了核心工作,尽管看起来忙碌不停,却毫无产出,也无法获得进步。(未完待续)